COVID-19: Verloop Algemene Vergaderingen en vergaderingen bestuursorganen en uitstel van termijnen voor goedkering en neerlegging jaarrekeningen
Het KB nr. 4 dd. 9 april 2020 bevat diverse bepalingen die betrekking hebben op het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid 19 pandemie.
De bijzonder bepalingen zijn van toepassing gedurende een periode van 1 maart 2020 tot en met 3 mei 2020.
Onderstaande bepalingen zijn van toepassing op alle vennootschappen, verenigingen en rechtspersonen die beheerst worden door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
- verloop algemene vergadering:
Het bestuursorgaan kan beslissen, zelfs indien dit niet in de statuten is voorzien, dat de aandeelhouders of leden hun rechten uitsluitend kunnen uitoefenen door (i) vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen of (ii) door een volmacht te verlenen vóór de algemene vergadering.
Wat betreft de volmachten kan het bestuursorgaan opleggen wie volmachthouder kan zijn én dat deze volmacht specifieke steminstructies bevat voor alle voorstellen van besluit
Indien gebruik wordt gemaakt van de hierboven geschetste maatregelen en indien zij niet kan garanderen dat de op dat ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie kunnen worden toegepast, kan het bestuursorgaan de fysieke aanwezigheid van eenieder op een algemene vergadering verbieden.
Daarnaast kan het bestuursorgaan opleggen dat enkel schriftelijke vragen kunnen gesteld worden en dat deze vragen ten laatste de vierde dag voor de algemene vergadering moeten worden overgemaakt.
- de algemene vergadering
Het bestuursorgaan kan ook beslissen om de algemene vergadering uit te stellen.
Indien hiervoor geopteerd wordt, worden de relevante termijnen met tien weken verlengd. Het gaat hier om de termijn van zes maanden na het einde van het boekjaar om de algemene vergadering te houden en de termijn van zeven maanden na het einde van het boekjaar om de jaarrekening neer te leggen
De uitgestelde vergadering wordt dan beschouwd als een gewone nieuwe vergadering voor de toepassing van de regels met betrekking tot oproeping, deelneming, stemming, volmachten, etc.
- verloop raden van bestuursorganen
Elke beslissing van een collegiaal bestuursorgaan kan, niettegenstaande andersluidende statutaire bepaling, worden genomen bij eenparig besluit van al zijn leden, met schriftelijke weergave of via elk ander communicatiemiddel als bedoeld in artikel 2281 van het Burgerlijk wetboek.
Elke vergadering van een collegiaal bestuursorgaan kan, zelfs zonder enige statutaire machtiging en niettegenstaande andersluidende bepaling, worden gehouden door middel van elk telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zoals telefonische- of videoconferenties.
Voor verdere vragen kan u steeds contact opnemen.
Christoph Hanssen
Secteur
Compétence
Avocat(s)