En raison de la pandémie de Covid-19, toutes les personnes morales, pour lesquelles des assemblées générales extraordinaires (par exemple pour adapter leurs statuts au nouveau Code des sociétés et associations) ou assemblées générales ordinaires sont déjà convoquées ou en voie de l’être, se heurtent à des difficultés pratiques pour maintenir ces assemblées conformément aux dispositions du Code des sociétés et associations sans enfreindre les règles de prévention obligatoires imposées pour lutter contre le virus.
L’obligation de respecter ces mesures de prévention impose par ailleurs d’adapter temporairement le mode de tenue des conseils d’administration des sociétés et associations, dont les administrateurs ne sont plus autorisés à se réunir physiquement.
C’est la raison pour laquelle le 9 avril 2020 le Gouvernement fédéral a édicté un arrêté royal de pouvoirs spéciaux n° 4 (ci-après, l’ « Arrêté ») comportant notamment un certain nombre d’assouplissements à titre temporaire, donnant aux personnes morales la flexibilité nécessaire pour assurer la tenue de leurs assemblées générales (ci-après, l’« AG ») et conseils d’administration (ci-après, le « CA ») Moniteur belge du 9 avril 2020, 2ème édition, page 25.768).
S’agissant des AG, l’Arrêté offre aux sociétés et associations la possibilité de reporter celles-ci postérieurement à la crise du Covid-19. Ces mesures de report font l’objet d’une note de commentaire spécifique.
Pour ce qui concerne les AG dont la tenue est maintenue, l’Arrêté permet aux organes d’administration des sociétés et associations d’imposer aux participants d’exercer leurs droits de vote exclusivement :
- en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance au moyen du formulaire mis à disposition par l’organe d’administration ou par un site internet (art. 6, § 1, 1°) ; et/ou
- en donnant une procuration avant l’AG (art. 6, § 1, 2°).
Concernant le vote par procuration, l’Arrêté autorise l’organe d’administration à désigner la personne que les participants doivent mandater, laquelle peut être soit la société ou l’association elle-même ou toute autre personne (art. 6, § 1, 2°, le tout dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts prévues par le Code des sociétés et associations.
Quant au droit de poser des questions, si l’organe d’administration met en œuvre l’une des deux mesures de vote à distance visées ci-dessus il peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées, au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. Dans ce cas, l’organe d’administration est tenu de répondre à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’AG mais avant le vote, ou oralement lors de l’AG si il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de celle-ci (art. 6, § 3).
S’agissant des AG dont les décisions doivent être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse devant le notaire soit un membre du CA dument habilité ou une personne désigné par lui dans une procuration, soit le mandataire désigné conformément au § 1er, Enfin, les sociétés et associations peuvent modifier toute convocation déjà° (voy Art. 6, § 4).
Enfin, les sociétés et associations peuvent modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée pour mettre en œuvre les mesures d’assouplissement visées ci-dessus. Cette modification doit être portée à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’AG par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (par exemple via un site internet, par courrier électronique ou, pour les personnes dont l’entité concernée ne dispose pas de l’adresse électronique, par courrier ordinaire) (art. 6, § 5).
S’agissant des CA, l’Arrêté autorise les administrateurs, même en l’absence de toute autorisation statutaire et nonobstant toute disposition statutaire contraire, à :
- décider à l'unanimité par écrit pour toutes décisions; et
- délibérer et décider au moyen d'une communication électronique permettant la discussion entre administrateurs (par exemple via des conférences téléphoniques ou vidéo) (art. 8).
Ces dispositions s’appliquent à toutes sociétés, associations, personnes morales y compris les personnes morales de droit public.pour une période initialement fixée du 1er mars au 3 mai 2020. L’Arrêté prévoit toutefois que cette période pourra, le cas échéant, être prolongée (Art. 4), ce qui a été fait par Arrêté royal du 28 avril 2020 (consultable ici).
Les dispositions de l’Arrêté sont applicables du 1er mars au 30 juin 2020. Ainsi, seuls les CA et AG qui se tiendront avant le 30 juin sont concernés.
L’Arrêté est consultable ici.
N’hésitez pas à nous contacter si vous vous posez une quelconque question quant à la mise en œuvre pratique de ces mesures d’assouplissement au sein de votre société ou association !