Seuils
Les élections sociales doivent être organisées par les entreprises dépassant un certain quota d’occupation.
Pour le comité de prévention et de protection au travail, le seuil est fixé à 50 travailleurs, tandis qu’il est fixé à 100 travailleurs pour le conseil d’entreprise.
Les conditions d’occupation s’apprécient au niveau de l’unité technique d’exploitation (UTE), définie à partir de critères économiques et sociaux.
Notion de « travailleurs »
Pour le calcul de l’effectif du personnel, entre en ligne de compte, l’ensemble des travailleurs, même si leur contrat de travail est suspendu et qu’ils sont absents par exemple pour cause de maladie ou d’accident.
Sont considérés comme travailleurs de l'entreprise toutes les personnes liées à celle-ci par un contrat de travail ou d'apprentissage, à savoir :
- les ouvriers, employés (y compris représentants de commerce), cadres et personnel de direction (mais uniquement s'ils ont un contrat de travail - notion plus restrictive que "personnel de direction" au sens large) ;
- les étudiants, travailleurs à domicile, télétravailleurs et travailleurs sous titres-services.
Sont, en outre, assimilés à des travailleurs de l'entreprise, même sans contrat de travail avec elle :
- les personnes en formation professionnelle envoyées dans l'entreprise par les organismes régionaux/communautaires compétents ;
- les chercheurs financés par le FNRS ou le FWO (et fonds associés), considérés comme travailleurs de l'établissement où ils exercent leur mandat de recherche.
Pour le calcul du seuil uniquement, n'est pas considéré comme « travailleur » :
- le travailleur lié par un contrat de remplacement conclu conformément aux dispositions de l’article 11ter de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ;
- le travailleur intérimaire, uniquement pour l'agence de travail intérimaire.
Période de référence
Le calcul du seuil s’effectue sur base d’une période de référence de quatre trimestres qui débute le premier jour du sixième trimestre précédant le trimestre où tombe le jour des élections.
Pour les travailleurs intérimaires, lorsque l’entreprise est considérée comme « utilisatrice », la période de référence est plus courte. L’entreprise doit tenir une annexe au registre général du personnel pendant le quatrième trimestre précédant celui au cours duquel les élections ont lieu.
Sous réserve de la publication de la loi fixant la date des élections sociales, celles-ci auront lieu en mai 2028.
La période de référence pour le calcul de l’occupation moyenne des travailleurs de l’entreprise débutera donc ce 1er octobre 2026 et prendra fin le 30 septembre 2027.
Calcul du seuil d’occupation
Le calcul de l’effectif du personnel tient compte d’une moyenne.
La moyenne des travailleurs sur la période de référence, se calcule comme suit :
- Travailleurs soumis à DIMONA : on divise par 365 le nombre de jours civils entre la date d'entrée et la date de sortie déclarées dans DIMONA.
- Travailleurs non soumis à DIMONA : on divise par 365 le nombre de jours civils pendant lesquels le travailleur a été inscrit au registre général du personnel (imposé par l'AR n°5 du 23/10/1978).
- Travailleurs intérimaires (qui ne remplacent pas un travailleur permanent dont l’exécution du contrat de travail est suspendue) : on compte le nombre de jours civils durant lesquels il a été inscrit dans l'annexe au registre général du personnel pendant le trimestre de référence. On divise ensuite ce nombre par le nombre total de jours civils que compte ce trimestre.
- Cas particulier des temps partiels réduits : si l'horaire effectivement presté par un travailleur à temps partiel est inférieur aux 3/4 de l'horaire d'un temps plein, le nombre de jours civils (DIMONA, registre ou document équivalent) est divisé par deux en plus de la division par 365.
Exemple
Pour une entreprise ayant organisé des élections pour la désignation des délégués du personnel au conseil et/ou au comité en 2024, et dont l'horaire de travail de l'ensemble des travailleurs est de 38h/semaine, la moyenne des travailleurs se calcule de la manière suivante :
- 25 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 365 jours, dont 8 occupés pendant 24h/semaine : 365 × 17 + (365 × 8) ÷ 2 = 7.665
- 12 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 300 jours dont 3 occupés pendant 20h/semaine : 300 × 9 + (300 × 3) ÷ 2 = 3.150
- 18 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 280 jours :
280 × 18 = 5.040
- 6 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 160 jours :
160 × 6 = 960
- 14 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 350 jours :
350 × 14 = 4.900
- 22 travailleurs sont déclarés dans le système DIMONA pendant 220 jours :
220 × 22 = 4.840
Moyenne des travailleurs : (7.665 + 3.150 + 5.040 + 960 + 4.900 + 4.840) ÷ 365 = 73
La moyenne des travailleurs s'établit donc à 73. L'entreprise sera tenue de renouveler le comité et le conseil.
Pour une entreprise, dont l'horaire de travail est de 38 heures/semaine, utilisant 30 intérimaires dont 10 ne remplacent pas des travailleurs permanents dont le contrat est suspendu, la moyenne des intérimaires se calcule de la manière suivante :
- 2 intérimaires sont inscrits dans l'annexe au registre général du personnel pendant 14 jours : 2 × 14 = 28
- 5 intérimaires sont inscrits dans l'annexe au registre général du personnel pendant 31 jours dont 2 occupés pendant 28 heures/semaine : 4 × 31 = 124
- 3 intérimaires sont inscrits dans l'annexe au registre général du personnel pendant 62 jours : 3 × 62 = 186
Moyenne des intérimaires : (28 + 124 + 186) ÷ 92 (en 2020) = 3,7
Conclusion
Anticiper dès à présent le calcul de l'occupation moyenne constitue un enjeu stratégique pour toute entreprise concernée par les élections sociales de mai 2028.
La période de référence débutant le 1er octobre 2026, les employeurs ont tout intérêt à mettre en place, sans attendre, un suivi rigoureux des données DIMONA, du registre général du personnel et de son annexe pour les intérimaires.